Meno personale, più accoglienza: come l’automazione sta rivoluzionando l’hospitality

Scritto da Jacopo Longhi

Negli ultimi anni, il settore hospitality ha dovuto affrontare una sfida crescente: la carenza di personale qualificato. Questo fenomeno, acuito da dinamiche globali e cambiamenti nel mercato del lavoro, ha spinto le strutture ricettive a ripensare i propri processi interni, puntando sull’automatizzazione come soluzione chiave per mantenere elevati standard di servizio e competitività1.

Automatizzare per liberare tempo e risorse

L’automatizzazione dei processi consente di delegare alle tecnologie le mansioni ripetitive e a basso valore aggiunto, come il check-in/check-out, la gestione delle prenotazioni, la risposta a richieste frequenti e la regolazione dinamica dei prezzi1. In questo modo, il personale può concentrarsi sulle attività che rappresentano il vero valore aggiunto dell’hospitality: l’accoglienza, la cura della relazione con l’ospite e la personalizzazione dell’esperienza 2.

Ad esempio, l’automazione del check-in online permette agli ospiti di fornire i propri dati prima dell’arrivo, ricevere una chiave digitale e accedere direttamente alla camera senza attese. Questo processo non solo migliora l’efficienza operativa, ma aumenta anche la soddisfazione dei clienti, che apprezzano la rapidità e la semplicità dell’esperienza1.

L’intelligenza artificiale come motore di innovazione

L’avvento di strumenti basati sull’intelligenza artificiale (IA) ha ulteriormente ampliato le possibilità di automatizzazione. L’IA è ormai integrata in numerosi sistemi gestionali, dai PMS ai Channel Manager, fino ai software di revenue management e CRM 3. Queste tecnologie permettono di:

  • Analizzare dati macro e micro per prevedere trend e ottimizzare le decisioni di business 3.

  • Personalizzare l’offerta e la comunicazione in base ai gusti e alle esigenze degli ospiti, sia prima che durante il soggiorno 3.

  • Automatizzare operazioni interne come housekeeping, manutenzione e gestione dell’inventario, riducendo errori e tempi morti 3.

La scelta dei software giusti e l’integrazione nella tech stack alberghiera

Il vero vantaggio competitivo non deriva solo dall’adozione di singoli strumenti, ma dalla capacità di integrarli in un ecosistema digitale coerente: la cosiddetta tech stack alberghiera 4. L’integrazione tra i diversi sistemi – resa possibile dalle API – consente il flusso continuo di dati tra PMS, CRS, CRM e altri software verticali, garantendo coerenza, aggiornamento in tempo reale e riduzione degli errori manuali 4.

Criteri per la scelta dei software:

  • Scalabilità: la piattaforma deve poter crescere con la struttura e adattarsi a nuove esigenze e volumi 4.

  • Capacità di integrazione: è fondamentale scegliere soluzioni che si integrino facilmente con i sistemi già presenti e con quelli futuri, per evitare silos informativi e processi frammentati 4.

  • Aggiornamenti e supporto: fornitori che garantiscono aggiornamenti regolari e supporto tecnico permettono di rimanere al passo con le evoluzioni del settore 4.

In questo modo, l’albergatore può costruire un ambiente digitale flessibile, in cui ogni componente dialoga con gli altri, massimizzando l’efficienza operativa e la qualità dell’esperienza offerta agli ospiti.

Automatizzare per valorizzare l’accoglienza

Automatizzare non significa sostituire il personale, ma liberarlo dai compiti ripetitivi per permettergli di dedicare più tempo all’accoglienza, vero cuore pulsante dell’hospitality 1 2. Un processo di accoglienza curato e umano è infatti determinante per la soddisfazione e la fidelizzazione degli ospiti, che ricorderanno la professionalità e l’attenzione ricevuta molto più di una semplice procedura amministrativa 2.

Di seguito potete trovare una selezione delle migliori soluzioni da noi raccomandate per automatizzare alcuni ambiti chiave delle attività operative di una struttura ricettiva.

 

RoomPriceGenie – Revenue Management Software per la gestione dinamica dei prezzi

RoomPriceGenie è una soluzione di revenue management progettata per ottimizzare automaticamente i prezzi delle camere, sfruttando algoritmi avanzati di pricing dinamico e analisi in tempo reale 5. Pensato per hotel indipendenti di piccole e medie dimensioni, il software consente di:

  • Adattare le tariffe in tempo reale in base alla domanda di mercato, alla concorrenza e alle tendenze storiche.

  • Automatizzare la gestione dei prezzi, riducendo il tempo dedicato dal personale a questa attività e minimizzando il rischio di errori o perdite di ricavi.

  • Personalizzare le regole di pricing secondo gli obiettivi aziendali e integrare facilmente il software con PMS e channel manager già in uso 6.

La piattaforma si distingue per la sua semplicità d’uso e per la trasparenza, offrendo dashboard analitiche dettagliate e reportistica utile per il monitoraggio delle performance. RoomPriceGenie permette così di massimizzare i ricavi senza richiedere un controllo manuale costante, liberando risorse che possono essere dedicate all’accoglienza e al servizio degli ospiti 5 6.

 

Rebyu – Review Management Software con intelligenza artificiale generativa

Rebyu è una piattaforma di gestione delle recensioni che sfrutta l’intelligenza artificiale generativa per monitorare, analizzare e rispondere in modo automatico e personalizzato ai feedback degli ospiti. Il software consente di:

  • Raccogliere e centralizzare le recensioni provenienti da diversi canali (OTA, Google, social, ecc.).

  • Analizzare i sentimenti espressi dagli ospiti, individuando rapidamente aree di forza e criticità.

  • Generare risposte automatiche, personalizzate e coerenti con il tono della struttura, riducendo il carico di lavoro per il personale e garantendo tempi di risposta rapidi.

Rebyu aiuta gli hotel a migliorare la propria reputazione online, a identificare trend e opportunità di miglioramento e a valorizzare l’esperienza degli ospiti, contribuendo così alla fidelizzazione e all’acquisizione di nuovi clienti.

 

Guestnet – Guest Experience Platform per la gestione automatizzata del Guest Journey

Guestnet è una piattaforma digitale che accompagna l’ospite in ogni fase del soggiorno, digitalizzando e automatizzando il Guest Journey tramite email, WhatsApp e webapp 7. Le principali funzionalità includono:

  • Invio automatico di informazioni rilevanti prima, durante e dopo il soggiorno (check-in online, offerte, servizi aggiuntivi).

  • Concierge digitale accessibile 24/7 tramite dispositivi personali o schermi in struttura, per richieste, prenotazioni e informazioni.

  • Integrazione con PMS e CRM per una comunicazione personalizzata e coerente lungo tutto il percorso dell’ospite.

Guestnet consente di alleggerire il carico operativo del team, aumentare l’efficienza e offrire un’esperienza moderna e senza soluzione di continuità, valorizzando al tempo stesso la relazione umana nei momenti chiave dell’accoglienza 7.

 

Foratable by Lunchgate – Gestione automatizzata delle sale ristorante e delle prenotazioni

Foratable è una soluzione dedicata alla gestione delle prenotazioni e delle sale ristorante, pensata per ottimizzare i flussi e ridurre il carico di lavoro manuale. Grazie a un’interfaccia intuitiva e integrabile con altri sistemi gestionali, Foratable permette di:

  • Automatizzare la gestione delle prenotazioni, assegnando i tavoli in modo intelligente e riducendo il rischio di overbooking.

  • Offrire agli ospiti la possibilità di prenotare direttamente online, ricevendo conferme e promemoria automatici.

  • Monitorare in tempo reale l’occupazione delle sale, adattare l’offerta in base alle esigenze operative e gestire i pagamenti.

  • Gestire l’anagrafica degli ospiti per future attività di marketing.

Questo strumento contribuisce a migliorare l’esperienza degli ospiti anche in ambito ristorazione, liberando il personale da compiti ripetitivi e permettendo loro di concentrarsi sull’accoglienza e sul servizio.

 
Jacopo Longhi
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